Desk Sharing – oder auch Hot Desking – schafft den eigenen Schreibtisch ab. Das Ergebnis sind täglich wechselnde Arbeitsplätze und eine flexiblere Nutzung von Büroräumen. Doch weshalb entscheiden sich immer mehr Arbeitgeber für diese Organisationsform und worauf ist zu achten? Lerne hier, worauf es wirklich ankommt wie man in drei Schritten zum optimierten Hot Desk gelangt.
Ein flexibler Arbeitsplatz – Wozu eigentlich?
Je nach Unternehmenstyp und Mitarbeiterzusammensetzung bleiben tagtäglich etliche Schreibtische frei. Und das aus verschiedensten Gründen: Seien es Außendienst, Homeoffice oder krankheitsbedingte Ausfälle. Dies haben auch größere Unternehmen wie Microsoft schnell erkannt, die Zahl der Schreibtische reduziert und Arbeitsplätze flexibel zur Verfügung gestellt. Abhängig von der Raumaufteilung kann die vorhandene Bürofläche zusätzlich in Team-Zonen aufgeteilt werden, um so nicht nur Kosten für zusätzliche Schreibtische, sondern auch Büromiete zu sparen.
Darüber hinaus bringt Desk Sharing täglich frischen Wind in den monotonen Arbeitsalltag und fördert in vielen Fällen Kreativität und neue Ideen. Doch wie gelingt dies am besten?
1. Organisation
Trotz hohem Maß an Flexibilität sollten im Vorfeld feste Regeln festgehalten werden, welche im Vorfeld mit allen Mitarbeitern klar kommuniziert werden. Solche Regeln könnten in etwa lauten, dass der Schreibtisch am Abend sauber und aufgeräumt hinterlassen wird oder dass Arbeitsplätze im Vorhinein eventuell mit entsprechender Software reserviert werden müssen. Je nach Größe des Unternehmens sollte außerdem klar sein, welche Bereiche des Büroraums zu welchem Zweck genutzt werden können: Gibt es Ruhebereiche für konzentriertes Arbeiten? Gesonderte Räume für Meetings und Austausch? Wo ist Raum für eine Auszeit und Pausen? All diese Fragen sollten geklärt sein.
2. Möglichkeit zur Personalisierung geben
Inmitten des Teilens sollte nicht vergessen werden, dass es dennoch wichtig ist, persönliche Sphären für den eigenen Besitz zu geben. Gerade wenn ein Schreibtisch jeden Abend wieder aufgeräumt hinterlassen werden soll, können beispielsweise Spinde zum Verstauen von Hab und Gut sinnvoll sein.
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Darüber hinaus ist es wichtig, dass jedes Schreibtisch Setup zwar universell ist, aber auch die Möglichkeit bietet, es an persönliche Bedürfnisse anzupassen – denn der individuelle Workflow sollte durch das Desk Sharing nicht eingeschränkt werden. Hierfür bietet die richtige Schreibtisch-Ausstattung, wie eine modulare Monitorerhöhung, die Grundlage.
Mit der SETUP COCKPIT Monitorerhöhung können zu Beginn des Arbeitstags eine Auswahl an modularen Anbauteilen passend zu To Do‘s und der persönlichen Arbeitsweise direkt an der Erhöhung angebracht werden. So kann nicht nur ein zuvor universeller Schreibtisch nach eigenen Vorstellungen gestaltet werden – Laptop-, Handy- sowie Kopfhörerhalter und Co. unterstützen zusätzlich die Arbeitsabläufe genau so, wie ihre Nutzer es gerade brauchen. Selbstverständlich kann die Anordnung auf diese Weise Tag für Tag an wechselnde Mitarbeiter und deren Bedürfnisse angepasst werden.
3. Kommunikation
Für welche Organisationsform man sich auch entscheidet, die richtige Kommunikation ist das A und O. Diese sollte auch bei wechselnden Plätzen der jeweiligen Mitarbeiter reibungslos funktionieren. Für die schnelle und unkomplizierte Verständigung zwischen den Arbeitsplätzen eignen sich Dienste wie Skype oder Slack.
Trotz allem sollte auf Face-to-Face Kommunikation nicht komplett verzichtet werden. Regelmäßige Team-Meetings unterstützen daher das Teambuilding und den nachhaltigen Zusammenhalt des Teams.
Fazit
Desk Sharing bringt viele Vorzüge in Puncto Kostenersparnis und neuer Kreativität mit sich. Trotzdem sollte eine vernünftige Organisation der Arbeitsplätze und die Kommunikation unter den Mitarbeitern gewährleistet sein. Ein optimierter Hot Desk sollte schließlich mit der richtigen Ausstattung die persönliche Arbeitsweise eines jeden Nutzers individuell unterstützen.
